Informationen zur elektronischen Rechnung

Liebe Mandantinnen, liebe Mandanten,

dieses Jahr ist das Wachstumschancengesetz vom Bundesrat verabschiedet worden. Auf eine der geplanten Änderungen gehen wir hiermit ganz besonders ein, weil darin ein Kernpunkt zu sehen ist:

Auch in Deutschland kommt die Verpflichtung der elektronischen Rechnung . Für viele unserer europäischen Nachbarn ist dies bereits Gang und Gäbe. In vielen Ländern gehen die Regelungen bereits jetzt deutlich über die geplanten Änderungen in Deutschland hinaus. 

Für wen gilt die Regelung?

Für Unternehmer und ihre Leistungen zu anderen Unternehmern (B2B). Davon betroffen sind zum Beispiel auch Vermieter, die umsatzsteuerpflichtig vermieten oder Unternehmer, die nur umsatzsteuerfreie Leistungen erbringen, wie zum Beispiel Ärzte, Physiotherapeuten, Versicherungsmakler oder Vereine. 

Was ist eine elektronische Rechnung/E-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird (z.B. X-Rechnung oder ZUGFeRD-Format). Ein PDF ist dabei nur eine Bilddatei, jedoch isoliert keine elektronische Rechnung. Ein PDF gilt als sonstige Rechnung ab 2025.

Ausgenommen von den Regelungen sind nur Kleinbetragsrechnungen (bis zu Euro 250,00) und Fahrausweise. Hier sind auch weiterhin alle gängigen Rechnungsformate möglich. 

Ab wann gilt die elektronische Rechnung?

Ab dem 01.01.2025 wird unterschieden zwischen einer elektronischen Rechnung (X-Rechnung oder ZUGFeRD-Format) und einer sonstigen Rechnung (PDF, Papier). Ab dem 01.01.2025 muss der Empfänger dem Erhalt einer sonstigen Rechnung zustimmen. Vorbehaltlich der Zustimmung des Rechnungsempfängers, dürfen Papierrechnungen grundsätzlich bis zum 31. Dezember 2026 versandt werden. Ab 1. Januar 2027 gilt dies für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als Euro 800.000,00 nicht mehr – sie müssen zwingend elektronische Rechnungen versenden. Mit Ablauf des 31. Dezember 2027 sind Unternehmen aller Größenklassen von der Pflicht betroffen, elektronische Rechnungen auszustellen. 

Selbst wenn die Übergangsregelung eine Regelung für den Versand der E-Rechnungen vorsieht, gilt diese nicht für die Möglichkeit, solche zu empfangen. Der Empfang von elektronischen Rechnungen ist zwingend bereits ab dem 1. Januar 2025 vorgesehen.  

Was ist für Sie zu tun?

Sicherlich bedeutet die Umsetzung dieser weitreichenden gesetzlichen Änderung zunächst einen Mehraufwand, der in Ihren Tagesablauf integriert werden muss. Um E-Rechnungen empfangen und erstellen zu können, müssen in Ihrem Unternehmen wahrscheinlich neue Software-Lösungen und auch die damit verbundenen Prozesse eingerichtet werden. Lassen Sie uns die Zeit nutzen und diese Herausforderung gemeinsam meistern. Wir unterstützen Sie und setzen die Anforderungen gemeinsam um. Je schneller Sie die E-Rechnung einführen, desto schneller profitieren Sie auch von den Vorteilen. 

• Effiziente Workflows: Durch den Einsatz digitaler Rechnungsbelege profitieren Sie von medienbruchfreien Prozessen: vom Empfang, der Prüfung und Freigabe der E-Rechnung bis zur Verarbeitung in der Finanzbuchführung. 

• Zeitersparnis: Fehleranfällige manuelle Dateneingaben entfallen. Das verbessert nicht nur die Qualität Ihrer Buchführung: Sie können die gewonnene Zeit auch für wertschöpfende Tätigkeiten nutzen. 

• Kostenersparnis: Mit E-Rechnungsprozessen können Sie effektiv sparen: Denn Kosten für Papier und Kuverts, Druck- und Portokosten oder Ordner und Aktenschränke entfallen komplett. Modellrechnungen zeigen Einsparungen von bis zu 60 Prozent gegenüber Rechnungen auf Papier. 

• Transparenzgewinn: Eingangs- und Ausgangsrechnungen liegen in der Cloud. Bei Fragen können Mitarbeitende schnell zugreifen und sind direkt auskunftsfähig. 

• Besseres Cash-Management: Skontoabzugsmöglichkeit durch schnellere Eingangsrechnungsbearbeitung. Zudem hohe Transparenz auf der Ausgabenseite. Es sorgt für eine beschleunigte und sichere Zustellung elektronischer Rechnungen beim Empfänger für einen schnelleren Zahlungseingang und sinkende Mahnquoten.

Sprechen Sie uns gerne an.